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新北市政府所屬各機關受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案注意事項
中華民國 107 年 10 月 12 日新北府秘檔字第 1071905525 號令修正
  1. 新北市政府為使所屬各機關(以下簡稱機關)辦理檔案法第十七條至二十一條規定之申請閱覽、抄錄或複製檔案(以下簡稱檔案應用) 等事項有所遵循,特訂定本注意事項。
  2. 申請檔案應用者,應填具檔案應用申請書(附表一),或以書面載 明下列事項,向機關提出申請:
    1. 申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
    2. 有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,應提出委任書(附表二);如係法定代理者,應敘明與申請人之關係。
    3. 申請項目。
    4. 檔案名稱或內容要旨。
    5. 檔號或收發文字號。
    6. 申請目的。
    7. 有使用檔案原件之必要者,其事由。
    8. 申請日期。
  3. 申請書及其相關資料之送達,得以親自持送、郵寄或傳真等方式為之,其經電子簽章憑證機構認證者,得以電子傳遞方式為之。
  4. 檔案應用申請,如有不符規定或資料不全者,應通知申請人(或代理人,以下簡稱申請人)於七日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回其申請。
  5. 檔案應用申請,機關應自受理之日起十五日內,通知申請人准駁結果;必要時得延長十五日。 前項期間,於申請人依前點規定補正時,自補正之日起算。 申請檔案數量過多,無法於第一項規定期限內完成准駁時,得與申請者協商分批審復。
  6. 機關受理檔案應用申請後,應由業務單位就檔案內容得否提供應用擬妥准駁通知書、准駁表(附表三)及准駁清單(附表四),必要時簽會該檔案所涉業務單位,徵詢其意見。 准駁通知書應載明事項如下:
    1. 核准申請:
      1. 核准應用檔案之意旨。
      2. 檔案應用方式、時間及處所。
      3. 檔案應用注意事項及收費標準。
      4. 應攜帶相關證明文件。
    2. 駁回申請:敘明駁回理由。
  7. 檔案應用申請之准駁,依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他相關法令之規定辦理。
  8. 檔案應用申請,除經核准提供原件者外,以提供複製品為原則。
  9. 檔案內容如有部分應限制公開或提供之情形,應採分離原則,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。 前項檔案如屬紙質類檔案,於不影響內容判讀時,得以下列方 式處理:
    1. 檔案可拆卷者,將不宜公開或提供之部分抽離後提供應用。
    2. 檔案不可拆卷者,將不宜公開或提供之部分適當遮掩後影印或掃描提供應用。
    業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單(附表五),並告知申請人。
  10. 機關應設置檔案閱覽處所,並提供必要之設備。
  11. 前項檔案閱覽處所,開放時間為星期一至星期五上午九時至下午五時。但不包括例假日及國定假日;若有其他特殊原因停止開放時,另行公告週知。
  12. 申請經核准者,應儘速至檔案閱覽處所進行檔案應用,並依下列規定辦理:
    1. 於行前三個工作日前與業務單位承辦人員聯絡,以資準備。
    2. 進行檔案應用時,出示准駁通知書及備有本人照片之身分證明文件,並完成登記程序後,始得進入閱覽處所。
    3. 於收受檔案時,於檔案應用簽收單簽名。
  13. 申請人進行檔案應用時,應由機關業務單位承辦人員陪同,並遵守下列事項:
    1. 應保持檔案之完整,且不得污損、破壞或變更檔案內容。
    2. 未經許可,不得擅自將檔案之全部或一部攜離檔案閱覽處所。
    3. 禁止飲食、吸菸或大聲喧嘩。
    4. 不得破壞環境整潔。
    5. 抄錄檔案應使用鉛筆,不得使用原子筆等易污損檔案之工具。
    6. 可攜式媒體非經機關許可不得使用。
    7. 未經許可,禁止擅自接用電源、連接機關電腦或網路系統。
    8. 妥慎使用機關提供檔案應用之物品或設備,不得破壞。
  14. 申請人違反前點規定者,機關得停止其檔案應用行為;涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
  15. 檔案應用完畢,業務單位應當場檢視歸還檔案之完整性及是否有污損、破壞或變更檔案等情形;如有前述不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記,並依相關規定辦理。
  16. 應用之檔案應於當日歸還,業務單位點收無誤後,於檔案應用簽收單註記還卷,並將一聯交付申請人收執。
  17. 申請人未能於當日應用完畢者,業務單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後辦理還卷,另日再行調閱。
    檔案應用完畢辦理還卷後,業務單位應依國家發展委員會檔案管理局所訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(附表六)收取費用,並開立收據,如有複製檔案,併同檔案複製品交予申請人;另需提供郵寄服務者,以實支數額計算費用,每次並加收處理費用新臺幣五十元,業務單位收取費用後,將檔案複製品併同收據寄交申請人。

申請閱覽、抄錄或複製本所檔案流程圖

檔案申請閱覽作業流程圖

流程圖說明:

  1. 以書面文件提出申請,經由本所人員收件,交由業務課審核。
  2. 業務課不同意申請,即通知申請人並將案件結案;如業務課同意申請但缺少應附文件者,由業務課通知申請人補正並重新收件。
  3. 經由業務課通知申請人來所閱覽檔案後,如申請人不同意來所閱覽檔案,申請案件即立即結案;如申請人同意來所閱覽檔案,即由業務課陪同閱覽檔案。
  4. 經由業務課陪同閱覽檔案,申請人可選擇是否影印檔案,如不需要影印申請案件即立即結案;如需影印檔案於申請人繳納歸費後,將申請案件結案。

    如有任何問題請洽 地籍課李小姐 電話29886336分機426