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一、新北市政府為使所屬各機關(以下簡稱機關)辦理檔案法第十七條至二十一條規定之申請
閱覽、抄錄或複製檔案（以下簡稱檔案應用）等事項有所遵循，特訂定本注意事項。
二、申請檔案應用者，應以檔案應用申請書（附表一）或其他型式之文件載明下列事項，向
業務權責機關提出申請：
（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人
或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人
之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。
（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如
係意定代理者，應提出委任書（附表二）；如係法定代理者，應敘明與申請人之
關係。
（三） 申請項目。
（四） 檔號或收發文字號、檔案名稱、內容要旨或其他可供查詢檔號之資訊。
（五） 申請目的。
（六） 有使用檔案原件之必要者，其事由。
（七） 申請日期。
三、 前點申請，得以下列方式為之：
（一） 申請書簽章後，親自持送、郵寄或傳真。
（二） 申請書經申請人以符合電子簽章法第十條規定之憑證簽署者，以電子文件向機關
指定之資訊系統為之。
（三）於本府網站、機關網站或其它電子設備所建置之電子表單申請。
四、檔案應用申請，如有不符規定或資料不全者，應通知申請人於七日內補正；屆期不補正
或不能補正者，得駁回其申請。
五、檔案應用申請，機關應自受理之日起十五日內，通知申請人准駁結果；必要時得延長十
五日。
前項期間，於申請人依前點規定補正時，自補正之日起算。
申請檔案數量過多，無法於第一項規定期限內完成准駁時，得與申請人協商分批審復。
六、機關受理檔案應用申請後，應由業務單位就檔案內容得否提供應用擬妥准駁通知書
（附表三）及准駁清單(附表四)，必要時簽會該檔案所涉業務單位，徵詢其意見。
准駁通知書應載明事項如下：
（一） 核准申請：
1、 核准應用檔案之意旨。
2、 檔案應用方式、時間及處所。
3、 檔案應用注意事項及收費標準。
4、 應攜帶相關證明文件。
（二） 駁回申請：敘明駁回理由及救濟教示條款。
七、檔案應用申請之准駁，依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第
四十六條及其他相關法令之規定辦理。
八、檔案應用申請，除經核准提供原件者外，以提供複製品為原則。檔案內容如有部分應
限制公開或提供之情形，應採分離原則，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供
之。
前項檔案如屬紙質類檔案，於不影響內容判讀時，得以下列方式處理：
（一）檔案可拆卷者，將不宜公開或提供之部分抽離後提供應用。
（二）檔案不可拆卷者，將不宜公開或提供之部分適當遮掩後影印或掃描提供應用。
業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單（附表五），並告知申
請人。
九、機關應設置檔案閱覽處所，並提供必要之設備。
前項檔案閱覽處所，開放時間為星期一至星期五上午九時至下午五時。但不包括例
假日及國定假日；若有其他特殊原因停止開放時，另行公告週知。
十、申請經核准者，應儘速至檔案閱覽處所進行檔案應用，並依下列規定辦理：
（一）於行前三個工作日前與業務單位承辦人員聯絡，以資準備。
（二）進行檔案應用時，出示准駁通知書及備有本人照片之身分證明文件，並完成
登記程序後，始得進入閱覽處所。
（三）於收受檔案時，於檔案應用簽收單簽名。
十一、申請人進行檔案應用時，應由機關業務單位承辦人員陪同，並遵守下列事項：
（一）應保持檔案之完整，且不得污損、破壞或變更檔案內容。
（二）未經許可，不得擅自將檔案之全部或一部攜離檔案閱覽處所。
（三）禁止飲食、吸菸或大聲喧嘩。
（四）不得破壞環境整潔。
（五）抄錄檔案應使用鉛筆，不得使用原子筆等易污損檔案之工具。
（六）可攜式媒體非經機關許可不得使用。
（七）未經許可，禁止擅自接用電源、連接機關電腦或網路系統。
（八）妥慎使用機關提供檔案應用之物品或設備，不得破壞。
十二、申請人違反前點規定者，機關得停止其檔案應用行為；涉及刑事責任者，移送檢
察機關偵辦。
十三、檔案應用完畢，業務單位應當場檢視歸還檔案之完整性及是否有污損、破壞或變
更檔案等情形；如有前述不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記，並依相關規
定辦理。
十四、應用之檔案應於當日歸還，業務單位點收無誤後，於檔案應用簽收單註記還卷，
並將一聯交付申請人收執。
申請人未能於當日應用完畢者，業務單位應於檔案應用簽收單註記應用情形後辦
理還卷，另日再行調閱。
十五、檔案應用完畢後，業務單位應依國家發展委員會檔案管理局所訂定之「檔案閱覽抄
錄複製收費標準」收取費用。
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